L’arrivo dell’evento ibrido

ADVEPA EVENTO IBRIDO – La sfida dei futuri eventi dal vivo sarà quella di restare al passo con i progressi più recenti del settore. Anche se gli eventi classici, con tutti i loro vantaggi ed esperienze da offrire, sono ben lontani da essere surclassati, anzi. Metterli opportunamente in risalto sarà l’obiettivo dei prossimi strumenti a disposizione degli organizzatori: questo è il caso degli eventi ibridi. In questo articolo spiegheremo in che modo gli eventi ibridi rappresentano una grande risorsa per tutti gli amanti delle fiere.

Iniziamo col dire che l’ “evento ibrido” è un nuovo modo di concepire gli eventi con cui manteniamo intatta l’idea di un evento fisico, arricchendola con nuove possibilità. Cercheremo di spiegarvi gli eventi ibridi basandoci su questa idea.

La prima impressione che spesso abbiamo, sia dal termine sia da un primo approccio, è che l’evento ibrido rappresenti una categoria a sé stante. Sembra quasi che gli eventi a cui siamo abituati diventino un lontano ricordo, ma non è assolutamente così. Il principio degli eventi ibridi è di partire dall’evento fisico come lo conosciamo e aggiungere una componente digitale, intuitiva e accattivante per i nuovi visitatori. A conferma della fiducia riposta negli eventi ibridi, il 97% dei promotori intervistati è sicuro di di vedere una maggior quantità di essi in futuro.

Perciò stiamo parlando certamente di un cambiamento, una nuova visione degli eventi futuri che permetta di estendere le capacità di intrattenere i visitatori. Tuttavia nessuno vuole dimenticare il calore e l’energia di un evento dal vivo, anzi: il digitale può entrare in aiuto proprio per accentuare queste caratteristiche.

L’evento ibrido permette di rivisitare il modo in cui accogliamo le persone alla vostra iniziativa. Ma quale metodo dobbiamo usare per questo scopo? Il bello degli eventi ibridi è proprio questo: potrete decidere voi, senza alcun limite alla vostra immaginazione. 

Le tecnologie che possiamo trovare sono moltissime: l’importante, come per gli eventi fisici, è trovare una soluzione che intrattenga al meglio i visitatori. 

Un’altra priorità per il vostro evento fisico è lasciare che tali soluzioni siano proposte e gestite da esperti del settore. Un esempio riguarda il team di Advepa Communication, specializzato negli eventi virtuali. Il loro staff, infatti, è in grado di creare eventi ibridi su misura per voi grazie alla sua esperienza di anni nel settore virtuale. 

A questo punto possiamo fare degli esempi tipici degli strumenti usati per un evento ibrido.

Una componente usata da moltissimi organizzatori che permette di rendere digitale il vostro evento fisico è la diretta streaming. Senza usare termini da capogiro, significa mettere in diretta il vostro evento sul web, riprendendo le attività al suo interno con videocamere e microfoni.

Nel caso del team di Advepa, l’azienda può mettervi a disposizione anche una sala virtuale 3D dedicata per trasmettere le vostre attività al pubblico online. In questa ambientazione chiamata “Area Webinar” permetterete ai visitatori di entrare e guardarvi mentre condividete il vostro entusiasmo senza filtri.

Le scelte possibili sono diverse: potete trasmettere tutto quanto, solo una parte, a tutte le ore o in alcune fasce orarie. Tutto dipende dalle vostre preferenze e da quale modo pensate che sia migliore per intrattenere il pubblico da casa.

Da non dimenticare una parte fondamentale: ci sono molti strumenti da aggiungere per coinvolgere il pubblico online. Questa, come abbiamo detto e teniamo a ribadire, deve restare una priorità degli eventi che prescinde dal modo in cui sarà organizzato. In un report del 2020 possiamo leggere che nel periodo successivo la priorità degli organizzatori sarà trovare degli strumenti più coinvolgenti per gli visitatori virtuali. (Bizzabo, 2020)

Per permettere agli spettatori di sentirsi parte integrante dell’evento, potete proporgli delle chat per parlare sia tra di loro che con i gestori degli stand. Questo strumento permetterà al pubblico di capire come l’evento ibrido sia in grado di stabilire connessioni a prescindere da dove si trovino.

Il punto, per quanto riguarda il digitale, è che ha innumerevoli alternative e ognuna di esse può soddisfare al meglio le vostre esigenze. Una delle opzioni che prenderà forma esattamente come l’avete immaginata è sicuramente la realtà virtuale 3D. 

Con questi termini parliamo di una realtà virtuale creata su misura per voi, così che possa affiancarsi al vostro evento fisico. La realtà virtuale 3D permette di creare un ambiente virtuale dalla forma che preferite con cui i visitatori potranno interagire in qualche clic.

L’aspetto dell’ambientazione sarà deciso direttamente dall’organizzatore: sarà come avere di fronte una tela bianca su cui liberare l’immaginazione grazie all’aiuto di esperti del settore. Molto spesso la realtà virtuale 3D riproduce una situazione reale: in altre parole, potrete creare la vostra fiera, o uno showroom, o perfino uno store.

“Il nostro obiettivo è quello di abbattere ogni barriera sfruttando il potenziale del digitale. Includere, condividere, diffondere informazioni e servizi senza che nessuno venga escluso.” – Le parole di Giulia Polvani, Account Manager di Advepa Communication.

I visitatori saranno naturalmente al centro di questa esperienza: attraverso un avatar, cioè un personaggio 3D creato per l’occasione, potranno muoversi nella realtà virtuale. Avrete a disposizione stand virtuali, chat per parlare con i promotori, la possibilità di scaricare brochure e molto altro ancora. La realtà virtuale 3D può unire facilmente l’utile al dilettevole.

Che preferiate una diretta streaming o una piattaforma virtuale (o entrambe, perché no!), la raccolta dei dati sugli utenti potrà sempre tornarvi utile dopo l’evento. Prima di imbarcarci in dubbi e preoccupazioni, vi spiegheremo in parole semplici cosa significa tutto ciò.

In qualsiasi evento fisico che si rispetti, ogni organizzatore ha uno scopo in particolare tra i tantissimi: mantenere il contatto con potenziali clienti. Una lista di numeri telefonici, richiedere indirizzi mail, il classico biglietto da visita: tutti metodi di vitale importanza per espandere la clientela. Adesso l’evento ibrido ve ne propone uno nuovo e molto semplice per i visitatori online, ovvero lasciare il proprio contatto per partecipare.

In questo modo potrete ricevere svariati nomi, cognomi e indirizzi mail, uno per ogni partecipante, così da alimentare la vostra lista di contatti. Il processo è davvero semplice sia per chi lo richiede, sia per i visitatori, accontentando entrambe le parti.

Per lasciarvi un’idea più nitida di un evento ibrido, vi proponiamo di conoscere alcuni esempi delle tecnologie da poter sfruttare in ogni occasione. Ricordiamoci che queste dovranno accompagnare l’evento fisico procurando il miglior coinvolgimento possibile da chi vi sta supportando da casa.

Il team di Advepa Communication è attivo da anni nel versante digitale degli eventi. Recentemente hanno dato forma a degli eventi completamente virtuali, presentando soluzioni valide a tutte le esigenze degli organizzatori. Adesso che il loro obiettivo si estende a proporre gli eventi ibridi, spiegheremo il loro potenziale attraverso esempi dei loro eventi virtuali.

Giustamente vi starete chiedendo: ma noi vogliamo un evento ibrido, perché dovrebbero interessarci gli eventi completamente virtuali?

Verissimo, vi parleremo di eventi virtuali, ma le tecnologie che trovate al loro interno sono perfettamente applicabili a un evento ibrido. Dai webinar live e on demand alla realtà virtuale 3D, vi faremo capire meglio il potenziale degli eventi ibridi.

Gli eventi virtuali hanno avuto una crescita importante nell’ultimo anno: le idee realizzate sono moltissime e ognuna ha una sua particolarità. Il primo esempio di cui vi parliamo, infatti, è la prima fiera virtuale 3D al mondo che riguarda le eco innovazioni tecnologiche.

Si chiama EXCO ed è stata richiesta da Ecofuturo: la fiera virtuale 3D propone uno spazio digitale per aggiornarsi sui progressi dell’ecologia. L’ambientazione riprende nella forma una fiera fisica in cui potremo muoverci col nostro avatar per esplorare le decine di stand di varie aziende.

“Ho trovato nella tecnologia di Advepa la chiave di volta per la decarbonizzazione delle fiere”. – F. Roggiolani per EXCO

La particolarità della fiera EXCO è l’infinito potenziale sfruttato dalla piattaforma. Non solo è la primissima fiera virtuale del suo genere, ma ha anche approfittato di ogni strumento a disposizione. L’ambientazione ha ospitato oltre 60 aziende espositrici, i webinar proseguono anche mesi dopo l’inizio della fiera, e le persone raggiunte sono oltre mezzo milione.

Ogni evento porta con sé una sfida e nel caso di Faq400 si trattava di dare il massimo dell’esperienza agli specialisti del loro settore. A questo va aggiunta l’aggravante Covid-19: durante la corsa per l’evento fisico, la pandemia ha costretto loro a cambiare rotta.

Faq400 è una fiera virtuale 3D in cui si radunano i fruitori italiani della piattaforma Power IBM i. Senza passare da spiegazioni tecniche, diremo che questo evento è necessario affinché tutti possano restare aggiornati senza farsi sfuggire nessuna novità.

Anche in questo caso, le cifre sono da capogiro: 34 espositori e 60 webinar, addirittura con l’aggiunta di una Academy online per centinaia di studenti. Questa fiera è l’esempio perfetto di come il digitale possa risolvere i problemi legati all’evento fisico.

Come avete visto, i particolari che possiamo trovare all’interno degli eventi ibridi sono molti, questo perché gli strumenti usati hanno un grandissimo potenziale. Le piattaforme virtuali 3D avranno la forma desiderata con moltissime integrazioni, le dirette streaming mettono in contatto tutti, i dati saranno facili da ottenere. Questi sono i principali punti forti, a cui se ne aggiungono – e aggiungeranno – altri ancora.

Con il passare del tempo, il contatto con la tecnologia è sempre più costante per ognuno di noi. Ci ha aiutato ad accorciare le distanze e a tutelare le nostre certezze, come gli affetti e il lavoro. Abbiamo perfino provato l’aiuto che può regalarci la tecnologia in situazioni avverse: non dovremmo perdere un compagno così valido in futuro.

Gli eventi ibridi, per concludere, sono concepiti anch’essi come uno strumento che arriva in vostro aiuto. Rappresentano una visione nuova degli eventi che vuole aiutare l’evento reale e non renderlo surreale.

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